Preliminary information systems: Ph.D. programs
Mecanismos de información previa
Royal Decree 1393/2007 of 29 October, which establishes the regulation of official university education, specifies the obligation of Spanish universities to have accessible information systems and procedures for welcoming and orienting new students. In response to this requirement, the universities offer information and guidance to new students on their web page in the following sections: Studies, Centers, Services, Library, and Cultural Extension and Students.
The Regulation UCA/CG06/2012 (modified on May 4, 2016, BOUCA No. 208, https://escueladoctoral.uca.es/wp-content/uploads/2018/06/Reglamento-UCA-CG06-2012-Ordenacion-estudios-Doctorado-UCA.pdf), which regulates the organization of doctoral studies at the University of Cadiz, in relation to information related to the Doctorate Program, establishes in its article 9, that they, through their academic committees, must maintain updated on their websites the information required by national and regional regulations and by the Doctorate Committee of the University of Cadiz and, in any case, all relevant information of the program. The coordination of the information about the different programs will be carried out by the competent vice-rectorate in matters of doctorate.
https://www.uca.es/recursos/doc/Oficina_Posgrado/Normativa/813681224_1852016101229.pdf
In the Quality Assurance System of the Doctorate Programs of the University of Cadiz, a specific procedure is included for the dissemination and public information of the doctorate program (P01).
The purpose of this procedure is to establish the system through which the Doctoral Schools of the University of Cadiz make public updated information on the development and results of the doctoral program (Doctorate Program), for the knowledge of their interest groups (doctoral students, potential students, PDI, PAS, or others).
As established in the P01 SGG of the University of Cadiz, the Academic Committee of the Doctorate Program assumes a commitment of transparency and accountability to the different interest groups involved in it. Therefore, it will keep them informed about the organizational structure, the research plan, the development, and the results of the Doctorate Program, so it will publish and review updated information about the Doctorate Program.
The Vice-Rector’s Office or General Directorate responsible for information technologies and the Vice-Rector’s Office responsible for postgraduate matters, through the Postgraduate Coordination Office, will guarantee the necessary means for the dissemination of the Doctoral Program on the institutional web portal.
The coordinator and/or the Quality Committee of the Doctorate Program, on an annual basis, will propose what information to publish, which stakeholders it is aimed at, and the ways to make it public, using the web page of the Doctorate School as a means of dissemination. The Academic Committee of the Doctorate Program will assume the responsibility for the dissemination and updating of all public information on the program. The Coordinator of the doctoral program will channel and send any comments to the Academic Committee so that it can be attended. This dissemination may be complemented with another format whenever the Academic Committee considers it necessary.
The P01 SCG of the University of Cadiz foresees that the dissemination plan may include, among others, information on
– Regulations governing the Doctorate Program.
– Registration data of the Doctorate Program (branch of knowledge, date of implementation, duration of the Doctorate Program, etc.).
– Objectives, competences, coordinator, universities, and collaborating institutions.
– General and specific admission requirements and ideal admission profile.
– Lines of research and research teams involved in the Doctoral Program.
– Requirements for registration.
– Regulations for the presentation of the thesis.
– Quality Assurance System for the Doctoral Programs.
– Main results obtained regarding the quality of the Doctoral Programs.
– Monitoring and evolution of doctoral students.
As a complement to the web publication, the Postgraduate Coordination Office of the University of Cadiz, whose mission is to provide technical advice and manage the administrative and academic processes related to postgraduate studies, includes in its Charter of Services the following functions
– National and international diffusion of the academic offer of Postgraduate Studies. Management and dissemination of the administrative processes related to postgraduate studies.
– Processing of access and pre-registration to Official Masters and Doctoral Programs, both for national and international students.
– Processing of the registration of Doctoral Programs.
We also highlight the personal, face-to-face, telephone, and e-mail attention that this Postgraduate Coordination Office offers to any interested person, particularly important for clarifying doubts about administrative procedures of all kinds related to Doctoral Programs.
Procedimientos de orientación y acogida de Doctorandos
Dado el perfil específico del estudiante de doctorado, éste aborda sus estudios a partir de un curriculum previo y por tanto con intereses específicos sobre el área o áreas en las que quiere desarrollar su investigación.
La publicación de la Oferta de Programas de Doctorado permite al doctorando conocer los objetivos y competencias de cada Programa ofertado, así como las líneas de investigación que lo sustentan en las que podrá desarrollar su futura tesis, permitiéndole elegir el Programa que más se adecúe a sus intereses y a su formación previa.
Conocido el Programa, la publicación web es el referente en cuanto a procesos administrativos, y el coordinador del Programa de doctorado podrá informar al futuro doctorando de todo lo referente a procesos académicos, las funciones del tutor, las funciones del director, el plan de formación y de investigación, etc.
Con la información adecuada, el doctorando formulará su solicitud de admisión. La Comisión Académica del Programa de Doctorado es el órgano encargado de valorar los méritos de los solicitantes, y resolver sobre su admisión, asignándole un tutor de entre los doctores con acreditada experiencia investigadora que esté ligado a la Escuela Doctoral o unidad responsable del programa de doctorado.
Una vez admitido el doctorando, concertará una cita con el tutor, que evaluará sus capacidades y formación previa y, en su caso, hará una propuesta inicial de plan de trabajo. El tutor es el responsable de la adecuación de la formación y de la actividad investigadora del doctorando a los objetivos y competencias previstos en el título, y tiene la obligación de velar por la interacción del doctorando con la comisión académica y la supervisión de la formación del doctorando.
La comisión académica del programa de doctorado asignará a cada doctorando un director de tesis doctoral en el plazo máximo de seis meses desde su matriculación en concepto de tutela académica.
Así mismo, los los doctorandos también podrán beneficiarse de otros servicios y programas de apoyo que ofrece la UCA a todos sus alumnos. Entre ellos destacan:
– Servicio de apoyo a la inserción laboral: a través de la Dirección General Universidad Empresa. https://www.uca.es/category/insercion-laboral/
– Servicio de Atención Psicológica y Psicopedagógica (SAP): su objetivo es atender las necesidades personales y académicas del alumnado asesorándoles en cuestiones que puedan mejorar la calidad de su estancia y el aprendizaje. https://www.uca.es/sap/
– Servicio de Atención a la Discapacidad: su objetivo es garantizar un tratamiento equitativo y una efectiva igualdad de oportunidades para cualquier miembro de la comunidad universitaria que presente algún tipo de discapacidad y tratar de que estos principios también se hagan realidad en la sociedad en general. https://atencionalumnado.uca.es/discapacitados/
– Servicios de asesoramiento y apoyo ofrecidos por los órganos centrales (vicerrectorados, direcciones generales, etc.). Lo más específicos son los del Vicerrectorado de Alumnos, concretamente el Área de Atención al Alumnado, que tiene como objetivo organizar y coordinar en general los procesos de gestión relacionados con los alumnos y los egresados. Entre sus funciones se encuentran: la gestión de becas y ayudas al estudio; tramitación de títulos universitarios; difusión y promoción de la oferta de titulaciones y servicios de la UCA; Información general sobre la Universidad de Cádiz mediante atención personalizada; etc. https://www.uca.es/vralumnos/
– Unidad de igualdad: su objetivo es tratar de eliminar las dificultades y barreras que impiden una participación igualitaria y el desarrollo personal, académico y profesional de todos los miembros de la comunidad universitaria y de que los principios de inclusión, pluralidad, diversidad, igualdad de oportunidades y equidad se hagan realidad tanto dentro como fuera de ella. https://www.uca.es/igualdad/